Aktieägarna i HMS Networks AB (publ), org. nr. 556661-8954, kallas härmed till årsstämma torsdagen den 23 april 2020 klockan 10.30 i bolagets lokaler, Stationsgatan 37, Halmstad. Inregistrering för stämman börjar kl. 10.00.
Åtgärder för att minska risk för smittspridning
I centrum för HMS står omsorgen om bolagets anställda och aktieägare liksom deras möjlighet att på årsstämman utöva sina rättigheter som aktieägare.
Mot bakgrund av att Folkhälsomyndigheten höjt risknivån för smittspridning i Sverige avseende det nya coronaviruset, avser HMS att vidta vissa försiktighetsåtgärder inför årsstämman den 23 april 2020. Målsättningen är att minska risken för smittspridning genom att hålla en kort och effektiv årsstämma med begränsad interaktion, genom bland annat följande åtgärder:
Aktieägare som är sjuka, nyligen har vistats i ett riskområde eller tillhör en riskgrupp bör inte deltaga, utan uppmanas rösta via ombud. Fullmaktsformulär finns tillgängligt på bolagets webbplats www.hms-networks.com.
HMS följer händelseutvecklingen mycket noggrant och kommer vid behov att publicera uppdaterad information på hemsidan inför årsstämman.
Rätt att delta vid årsstämman
Aktieägare som önskar delta vid årsstämman ska dels vara införd i den av Euroclear Sweden förda aktieboken fredagen den 17 april 2020, dels anmäla sig hos bolaget senast fredagen den 17 april 2020, gärna före klockan 16.00.
Anmälan ska ske via telefon 035-17 29 00, skriftligen till HMS Networks AB, "HMS Networks AB:s årsstämma", Box 4126, 300 04 Halmstad eller på www.hms-networks.com. Vid anmälan ska namn, person-/organisationsnummer, adress, telefonnummer dagtid och uppgift om eventuella biträden (högst två) anges.
Ombud
Aktieägare som företräds genom ombud ska utfärda dagtecknad fullmakt för ombudet. Om fullmakten utfärdas av juridisk person ska kopia av registreringsbevis eller motsvarande för den juridiska personen bifogas. Fullmakten och eventuellt registreringsbevis får inte vara äldre än ett år, om inte en längre giltighetstid anges i fullmakten (högst fem år). Fullmakten i original samt eventuellt registreringsbevis ska i god tid före stämman insändas till HMS Networks AB ", HMS Networks AB:s årsstämma", Box 4126, 300 04 Halmstad. Blankett för fullmakt finns att hämta på HMS hemsida www.hms-networks.com och på bolagets huvudkontor.
Förvaltarregistrerade aktier
Aktieägare som låtit förvaltarregistrera sina aktier genom bank eller värdepappersinstitut måste för att äga rätt att delta i stämman tillfälligt låta registrera om aktierna i eget namn. Sådan registrering måste vara verkställd hos Euroclear Sweden fredagen den 17 april 2020, vilket innebär att aktieägaren i god tid före detta datum måste underrätta förvaltaren.
Förslag till dagordning
Valberedningens förslag
Val av ordförande vid stämman, fastställande av antalet styrelseledamöter och styrelsesuppleanter samt revisorer, fastställande av arvoden till styrelseledamöter och revisor samt val av styrelse och revisor (punkt 2 och 9-12)
2020 års valberedning, vilken består av ordförande Johan Hjertonsson (Investment AB Latour), Evert Carlsson (Swedbank Robur Fonder), Per Trygg (SEB Fonder), Staffan Dahlström (eget innehav) samt Charlotte Brogren (styrelsens ordförande), föreslår:
Styrelsens förslag
Beslut om dispositioner beträffande bolagets vinst enligt den fastställda balansräkningen (punkt 8b)
Styrelsen föreslår att moderbolagets resultat om 180 791 tkr och balanserade vinstmedel om 97 347 tkr, totalt 278 138 tkr, disponeras så att 1,90 kronor per aktie, motsvarande totalt 88 662 tkr, utbetalas till aktieägarna och att återstående belopp överförs i ny räkning. Som avstämningsdag för utdelning föreslås måndagen den 27 april 2020. Om årsstämman beslutar i enlighet med förslaget beräknas utdelningen utbetalas genom Euroclear Swedens försorg torsdagen den 30 april 2020.
Beslut om styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare (punkt 13)
Styrelsens förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare är reviderat i enlighet med de nya regler om riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare som är tillämpliga för första gången inför årsstämman 2020.
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om följande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare.
Dessa riktlinjer omfattar de personer som under den tid som riktlinjerna gäller ingår i HMS Networks koncernledning. Riktlinjerna ska tillämpas på ersättningar som avtalas, och förändringar som görs i redan avtalade ersättningar, efter det att riktlinjerna antagits av årsstämman 2020. Riktlinjerna omfattar inte ersättningar som beslutas av bolagsstämman.
Riktlinjernas främjande av HMS Networks affärsstrategi, långsiktiga intressen och hållbarhet
HMS är en världsledande leverantör av lösningar för industriell kommunikation och industriell IoT. Bolagets vision är att, i en värld där alla maskiner och apparater är intelligenta och uppkopplade, vara ledande i att få industriella enheter och system att kommunicera för att på detta sätt skapa en mer produktiv och hållbar värld. HMS affärsstrategi består i korthet i att eftersträva lönsam tillväxt inom strategiska marknader, fokusera på hållbar produktutveckling, vara en global spelare med en lokal närvaro samt ha en hållbar förädlingskedja. En framgångsrik implementering av HMS affärsstrategi och tillvaratagandet av bolagets intressen, inklusive dess hållbarhet, förutsätter att HMS kan rekrytera och behålla kvalificerade medarbetare. Målsättningen med HMS ersättningspolicy för ledande befattningshavare är därför att erbjuda konkurrenskraftig och marknadsmässig ersättning, så att kompetenta och skickliga medarbetare kan attraheras, motiveras och behållas. Dessa riktlinjer möjliggör att ledande befattningshavare kan erbjudas en konkurrenskraftig totalersättning. Ytterligare information om HMS affärsstrategi finns på www.hms-networks.com/sv.
HMS har pågående långsiktiga aktierelaterade incitamentsprogram som har beslutats av bolagsstämman och därför inte omfattas av dessa riktlinjer. Programmen omfattar samtliga anställda i HMS och syftar till att de anställda ska få ett ökat intresse för verksamheten och resultatutvecklingen, höjd motivation samt samhörighetskänsla med bolaget genom ett långsiktigt ägarengagemang. Programmen bidrar även till att HMS kan erbjuda en konkurrenskraftig totalersättning och därigenom skapa förutsättningar för att rekrytera och behålla kompetent personal. Prestationskraven relaterar för närvarande till vinst per aktie. Programmen uppställer vidare krav på egen investering och viss innehavstid. För mer information om dessa program se HMS hemsida www.hms-networks.com/sv.
Formerna av ersättning m.m.
Ersättningen till ledande befattningshavare ska vara marknadsmässig och kan bestå av fast kontantlön, rörlig kontantersättning, pensionsförmåner och andra förmåner, samt ytterligare rörlig kontantersättning vid vissa extraordinära omständigheter. Bolagsstämman kan därutöver – och oberoende av dessa riktlinjer – besluta om exempelvis aktie- och aktiekursrelaterade ersättningar.
Fast kontantlön ska fastställas med utgångspunkten att den ska vara konkurrenskraftig tillsammans med kort- och långsiktiga incitament. Den absoluta nivån ska fastställas utifrån den aktuella befattningen och den enskildes kompetens, erfarenhet och prestation. Den fasta kontantlönen ska revideras årligen.
Rörlig kontantersättning ska baseras på förutbestämda och mätbara finansiella och icke-finansiella mål för koncernen och får uppgå till högst 50 procent av den fasta kontantlönen. Fördelningen mellan fast och rörlig kontantersättning ska stå i proportion till befattningshavarens ansvar och befogenhet. Målen ska huvudsakligen relatera till tillväxt och lönsamhet, där relationen mellan dessa nyckeltal ska vara bestämmande för utfallet av rörlig kontantersättning. Därutöver kan även individuella mål fastställas. Målen ska vara utformade så att de främjar HMS affärsstrategi och långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, genom att exempelvis ha en tydlig koppling till koncernens strategiska fokusområden och/eller främja befattningshavarens långsiktiga utveckling inom HMS. Mätperioden för målen för rörlig kontantersättning kan vara ett eller flera år.
För verkställande direktören ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkringsförmåner, vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska vara pensionsgrundande. Pensionspremien ska uppgå till högst 35 procent av den pensionsgrundande inkomsten upp till 28,5 prisbasbelopp, och högst 25 procent på överstigande lönedelar.
För övriga ledande befattningshavare ska pensionsförmåner, inklusive sjukförsäkringsförmåner, vara premiebestämda. Rörlig kontantersättning ska vara pensionsgrundande. Pensionspremien ska följa ITP1-planen och ska uppgå till högst 30 procent av den pensionsgrundande inkomsten.
Andra förmåner får innefatta bl.a. sjukvårdsförsäkring, företagshälsovård och bilförmån. Sådana förmåner får sammanlagt uppgå till högst 10 procent av den fasta kontantlönen.
Ytterligare rörlig kontantersättning kan utgå vid extraordinära omständigheter, förutsatt att sådana extraordinära arrangemang endast görs i syfte att rekrytera eller behålla befattningshavare. Sådan ersättning får inte överstiga ett belopp motsvarande 50 procent av den fasta kontantlönen samt ej utges mer än en gång per år och per individ. Beslut om sådan ersättning ska fattas av styrelsen på förslag av ersättningsutskottet.
Beträffande anställningsförhållanden som lyder under andra regler än svenska får, såvitt avser pensionsförmåner och andra förmåner, vederbörliga anpassningar ske för att följa tvingande sådana regler eller fast lokal praxis, varvid dessa riktlinjers övergripande ändamål så långt som möjligt ska tillgodoses.
Fastställande av utfall för rörlig kontantersättning m.m.
Ersättningsutskottet ska för styrelsen bereda, följa och utvärdera frågor rörande rörlig kontantersättning. När mätperioden för uppfyllelse av kriterier för utbetalning av rörlig kontantersättning har avslutats ska fastställas i vilken utsträckning som kriterierna har uppfyllts. Bedömningar huruvida finansiella mål har uppfyllts ska baseras på fastställt finansiellt underlag för aktuell period. Ersättningar till verkställande direktören beslutas av styrelsen utifrån ersättningsutskottets rekommendationer. Ersättningar till övriga befattningshavare beslutas av verkställande direktören efter samråd med ersättningsutskottet.
Rörlig kontantersättning kan utbetalas efter avslutad mätperiod eller vara föremål för uppskjuten utbetalning. Styrelsen ska ha möjlighet att enligt lag eller avtal helt eller delvis återkräva rörlig ersättning som utbetalats på felaktiga grunder.
Upphörande av anställning
Ledande befattningshavare ska vara anställd tills vidare. I händelse av uppsägning ska för verkställande direktören gälla sex månaders ömsesidig uppsägningstid. Vid uppsägning av verkställande direktören från bolagets sida kan därutöver avgångsvederlag motsvarande maximalt tolv månaders fast kontantlön utgå. Andra inkomster ska inte avräknas från avgångsvederlaget. Vid uppsägning från verkställande direktörens sida ska avgångsvederlag inte utgå. Mellan bolaget och övriga ledande befattningshavarna ska gälla en ömsesidig uppsägningstid om sex månader, utan rätt till avgångsvederlag.
Ledande befattningshavare ska kunna ersättas för konkurrensbegränsande åtaganden efter anställningens upphörande, dock endast i den mån avgångsvederlag inte utgår för motsvarande tidsperiod. Sådan ersättning ska syfta till att ersätta befattningshavaren för skillnaden mellan den fasta kontantlönen vid tidpunkten för uppsägningen och den (lägre) inkomst som erhålls genom nytt anställningsavtal, uppdrag eller egen verksamhet. Ersättningen får betalas under den tid som det konkurrensbegränsande åtagandet är tillämpligt, dock som längst under en period om tolv månader efter anställningens upphörande.
Lön och anställningsvillkor för anställda
Vid beredningen av styrelsens förslag till dessa ersättningsriktlinjer har lön och anställningsvillkor för HMS anställda beaktats genom att uppgifter om anställdas totalersättning, ersättningens komponenter samt ersättningens ökning och ökningstakt över tid har utgjort en del av ersättningsutskottets och styrelsens beslutsunderlag vid utvärderingen av skäligheten av riktlinjerna och de begränsningar som följer av dessa.
Beslutsprocessen för att fastställa, se över och genomföra riktlinjerna
Styrelsen har inrättat ett ersättningsutskott. I utskottets uppgifter ingår att bereda styrelsens beslut om förslag till riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare. Styrelsen ska upprätta förslag till nya riktlinjer åtminstone vart fjärde år och lägga fram förslaget för beslut vid årsstämman. Riktlinjerna ska gälla till dess nya riktlinjer har antagits av bolagsstämman. Ersättningsutskottet ska även följa och utvärdera program för rörliga ersättningar för bolagsledningen, tillämpningen av riktlinjerna för ersättning till ledande befattningshavare samt gällande ersättningsstrukturer och ersättningsnivåer i HMS. Ersättningsutskottets ledamöter är oberoende i förhållande till bolaget och bolagsledningen. Vid styrelsens behandling av och beslut i ersättningsrelaterade frågor närvarar inte verkställande direktören eller andra personer i bolagsledningen, i den mån de berörs av frågorna.
Avvikelse från riktlinjerna
Styrelsen får besluta att tillfälligt avvika från riktlinjerna helt eller delvis, om det i ett enskilt fall finns särskilda skäl för det och avsteg är nödvändigt för att tillgodose HMS långsiktiga intressen, inklusive dess hållbarhet, eller för att säkerställa HMS ekonomiska bärkraft. Som angivits ovan ingår det i ersättningsutskottets uppgifter att bereda styrelsens beslut i ersättningsfrågor, vilket innefattar beslut om avvikelse från riktlinjerna.
Beslut om styrelsens förslag till bemyndigande för styrelsen att besluta om nyemission av aktier (punkt 14)
Styrelsen föreslår att bolagsstämman bemyndigar styrelsen att fatta beslut om nyemission av aktier i bolaget i enlighet med följande villkor:
Syftet med bemyndigandet, och skälet till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt, är att möjliggöra för bolaget att helt eller delvis finansiera eller genomföra företagsförvärv med egna aktier. Det har funnits önskemål från säljare av bolag att erhålla HMS Networks‑aktier som betalning i samband med företagsförvärv, och vid förvärv av mindre entreprenörsledda företag kan det fungera som ett viktigt incitament för säljaren att erhålla aktier i HMS Networks.
Stämmans beslut om bemyndigande för styrelsen att fatta beslut om nyemission av aktier kräver enligt aktiebolagslagen att aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna röstar för förslaget.
Beslut om styrelsens förslag till (a) införande av prestationsbaserat Aktiesparprogram 2021-2024 för samtliga anställda, (b) bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier inom ramen för Aktiesparprogram 2021-2024 samt (c) överlåtelse av egna aktier till deltagare i Aktiesparprogram 2021-2024 (punkt 15)
A. Införande av prestationsbaserat Aktiesparprogram 2021-2024 för samtliga anställda
Styrelsen föreslår att årsstämman beslutar om införande av nedan beskrivna Aktiesparprogram 2021-2024 till samtliga anställda, omfattande högst 150 000 aktier i bolaget, enligt följande huvudsakliga villkor:
B. Bemyndigande för styrelsen att besluta om förvärv av egna aktier inom ramen för Aktiesparprogram 2021-2024
För att möjliggöra bolagets leverans av Prestationsaktier enligt Aktiesparprogram 2021-2024 föreslår styrelsen att årsstämman bemyndigar styrelsen att fatta beslut om förvärv av egna aktier i enlighet med följande villkor:
Återköp förväntas ske i samband med investeringsperioden, dvs. under 2021. I den mån återköp måste ske efter årsstämman 2021 för att säkerställa leverans av aktier enligt programmets maximala omfattning krävs nytt bemyndigande av kommande årsstämma avseende återköp av aktier.
C. Överlåtelse av egna aktier till deltagare i Aktiesparprogram 2021-2024
För att kunna leverera Prestationsaktier enligt Aktiesparprogram 2021-2024 föreslår styrelsen vidare att årsstämman beslutar om överlåtelse av egna aktier i enlighet med följande villkor:
Skälet till avvikelsen från aktieägarnas företrädesrätt är att möjliggöra för bolaget att överlåta Prestationsaktier till deltagarna i Aktiesparprogram 2021-2024.
Uppskattade kostnader
Programmet kommer att generera kostnader relaterade till tillämpning av IFRS 2 ”Aktierelaterade ersättningar” om ca 18 Mkr samt kostnader för sociala avgifter om ca 5 Mkr för de aktier som tilldelas vederlagsfritt. Den sammanlagda effekten på resultaträkningen beräknas uppgå till ca 23 Mkr, fördelade över åren 2021-2024.
Kostnaderna enligt IFRS 2 påverkar inte kassaflöde eller eget kapital under aktiesparprogrammets löptid. Anskaffningskostnaden för aktierna beräknas till ca 18 Mkr och påverkar kassaflöde och eget kapital i samband med förvärv av aktierna. De sociala avgifterna påverkar eget kapital löpande men kassaflödet först under år 2025 efter att aktierna tilldelats. Administrativa kostnader för programmet beräknas uppgå till 0,8 Mkr under programmets löptid.
Ovanstående kostnadsberäkningar baseras på antaganden om att drygt hälften av de anställda deltar i programmet, att samtliga deltagare kvarstår till programmets slut, en investeringsnivå per deltagare baserat på historiskt utfall samt ett maximalt utfall på prestationsmålen motsvarande två (2) Prestationsaktier per Sparaktie. För aktiekursen vid programmets slut har antagits en utveckling som motsvarat utfallet av prestationsvillkoret vinst per aktie.
Motiv till förslaget
Styrelsens motiv till ovanstående förslag till Aktiesparprogram 2021-2024 är att ett personligt långsiktigt ägarengagemang hos de anställda förväntas stimulera till ett ökat intresse för bolagets verksamhet och resultatutveckling samt höja motivationen och samhörighetskänslan med bolaget. Erbjudandet och deltagande i aktiesparprogrammet ska ses som en del av det totala ersättningspaketet. Styrelsen bedömer därför att aktiesparprogrammet är fördelaktigt för bolaget och dess aktieägare. Det är styrelsens intention att årligen återkomma till årsstämman med förslag om aktiesparprogram med motsvarande villkor och effekt. För det fall att förutsättningarna för de antaganden om antal anställda som kan erbjudas att delta i aktiesparprogrammet eller i övrigt som ligger till grund för beräkningarna av programmets maximala storlek visar sig förändras, avser styrelsen att inför årsstämman 2021 återkomma med kompletterande förslag om återköp och överlåtelse av egna aktier inom ramen för Aktiesparprogram 2021-2024 för att säkerställa att samtliga anställda per den 31 december 2020 som önskar att delta i programmet kan göra det.
Effekter på nyckeltal
Antalet aktier i bolaget uppgår per dagen för styrelsens förslag till 46 818 868. Aktiesparprogram 2021-2024 antas medföra förvärv och överlåtelse av sammanlagt 150 000 aktier, vilket motsvarar ca 0,32 % av totala antalet utestående aktier och röster. Nyckeltalet vinst per aktie antas inte påverkas väsentligt.
Majoritetskrav
Beslut om styrelsens förslag under punkterna A, B och C ska fattas som ett gemensamt beslut. Förslaget förutsätter för giltigt beslut biträde av aktieägare med minst nio tiondelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.
Beslut om styrelsens förslag till ändring av bolagsordningen (punkt 16)
I syfte att anpassa bolagsordningen i förhållande till genomförda och förväntade ändringar i aktiebolagslagen och namnändring av lagen om kontoföring av finansiella instrument föreslår styrelsen att årsstämman beslutar om att ändra § 1, § 6 och § 11 i bolagsordningen på följande sätt.
| Nuvarande lydelse | Föreslagen lydelse | |
| § 1 | Bolagets firma är HMS Networks AB. Bolaget är publikt (publ). | Bolagets företagsnamn är HMS Networks AB. Bolaget är publikt (publ). |
| § 6 | Bolagets aktier skall vara registrerade i ett avstämningsregister enligt lagen (1998:1479) om kontoföring av finansiella instrument. | Bolagets aktier skall vara registrerade i ett avstämningsregister enligt lagen (1998:1479) om värdepapperscentraler och kontoföring av finansiella instrument. |
| § 11 | Aktieägare som vill delta i förhandlingarna vid bolagsstämma, skall dels vara upptagen i utskrift eller annan framställning av hela aktieboken avseende förhållandena fem vardagar före stämman, dels göra anmälan till bolaget senast klockan 16.00 den dag som anges i kallelsen till stämman. Sistnämnda dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton och inte infalla tidigare än femte vardagen före stämman. Aktieägare eller ombud får ha med sig högst två biträden vid bolagsstämma endast om aktieägaren anmäler antalet biträden till bolaget på det sätt som anges i föregående stycke. | Aktieägare som vill delta i förhandlingarna vid bolagsstämma, skall dels vara upptagen i utskrift eller annan framställning av hela aktieboken på avstämningsdagen för bolagsstämman i enlighet med aktiebolagslagen, dels göra anmälan till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. Sistnämnda dag får inte vara söndag, annan allmän helgdag, lördag, midsommarafton, julafton eller nyårsafton och inte infalla tidigare än femte vardagen före stämman. Aktieägare eller ombud får ha med sig högst två biträden vid bolagsstämma och endast om aktieägaren anmäler antalet biträden till bolaget senast den dag som anges i kallelsen till stämman. |
Förslaget förutsätter för giltigt beslut biträde av aktieägare med minst två tredjedelar av såväl de avgivna rösterna som de vid stämman företrädda aktierna.
Upplysningar vid årsstämman
Styrelsen och VD ska, om någon aktieägare begär det, och styrelsen anser att det kan ske utan väsentlig skada för bolaget, på årsstämman lämna upplysningar om dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av ett ärende på dagordningen, dels förhållanden som kan inverka på bedömningen av bolagets eller dotterföretags ekonomiska situation, dels bolagets förhållande till annat koncernföretag.
Tillgängliga handlingar
Årsredovisningen och revisionsberättelsen för moderbolaget och koncernen avseende räkenskapsåret 2019, styrelsens motiverade yttrande rörande förslaget till vinstutdelning, valberedningens motiverade yttrande och styrelsens fullständiga förslag avseende punkterna 14-16 samt revisorns yttrande om huruvida gällande riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare har följts, hålls tillgängliga hos bolaget och på bolagets hemsida www.hms-networks.com senast från och med den 2 april 2020 samt sänds till de aktieägare som begär det och uppger sin postadress. En tryckt version av årsredovisningen kan erhållas genom att skicka adressuppgifter till [email protected].
Antal aktier och röster i bolaget
Vid tidpunkten för denna kallelse uppgår det totala antalet aktier och röster i bolaget till 46 818 868. Bolagets innehav av egna aktier uppgår till 154 916, vilka inte berättigar till rösträtt så länge bolaget innehar aktierna.
Behandling av personuppgifter
För information om behandling av personuppgifter, se https://www.euroclear.com/dam/ESw/Legal/Integritetspolicy-bolagsstammor-svenska.pdf.
....................................................
Halmstad i mars 2020
HMS Networks AB (publ)
Styrelsen
För ytterligare information vänligen kontakta:
CEO Staffan Dahlström, telefon: 035-17 29 01
CFO Joakim Nideborn, telefon: 035- 710 69 83
Bilaga